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实务研讨|有关股东会召集程序的公司章程条款设计
发布时间:2017-03-10

导读

公司章程是公司的“宪法性”文件 。在设立公司时,平衡好大股东和中小股东、股东和公司、公司和管理层等各种主体之间的利益,并就有关重要事项在公司章程中作出明确具体的规定,可以有效防范日后的法律风险。

公司法中强行性规范和任意性规范并举。其中,任意性规范为股东们提供了结合自身需求灵活设计章程条款的机会。

公司章程可自由约定的事项包括

⊙法定代表人

⊙ 对外投资、对外担保

⊙ 股东出资时间

⊙ 红利分配、增资认缴

⊙ 股权转让的条件

⊙ 股东会职权、召集程序、表决权、议事方式、表决程序

⊙ 董事的任期,董事长、副董事长的产生

⊙ 董事会职权、董事会的议事方式和表决程序

⊙ 总经理职权

⊙ 股东资格的继承

⊙ 公司解散

⊙ 执行董事的职权

⊙ 监事会职工代表比例、监事会职权扩充

⊙ 附公司必要记载事项、任意记载事项

本文将从股东会召集程序的角度,分析公司章程条款设计应注意的问题。

⊙会议的召集≠会议的召开

· 会议的召集在法律中有专门的含义,与会议的召开不同,有学者认为,法律中规定的“召集”主要包含:召集人的规定,召集开会的规定及召集通知的规定。

· 因而,股东会召集制度是指关于股东会会议的召集事由、召集权人、召集时间、召集通知、召集效力及召集冲突的处理等各项规定的总和。

· 适当的股东会召集程序,可以有效保障股东会会议的有效性及所作出的决议的合法性。

⊙股东会会议召集的主体

对于股东会会议召集的主体,《公司法》第四十条规定如下:

1. 有限责任公司设立董事会的,股东会会议由董事会召集,董事长主持;董事长不能履行职务或不履行职务的,由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事主持。

2. 有限责任公司不设董事会的,股东会会议由执行董事召集和主持。

3. 董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的,由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持;

4. 监事会或者监事不召集和主持的,代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。

律师提示:

1. 根据《公司法》的规定,召集权人一般分为董事会(执行董事)召集、监事会(监事)召集、少数股东召集等类型。

2. 董事会是股东会会议的当然召集权人。董事会是公司最高权力机关的执行机关,由其作为股东会会议的首要召集权人,有利于其充分履行职责,并能充分保障股东的知情权。

3. 监事会的召集仅是一种辅助性和补救性的召集权,是董事会未能履行召集职责或不履行召集职责时的补救措施。

4. 董事会、监事会行使股东会会议的召集权,需形成根据其议事规则所作出的召集股东会会议的有效决议,以避免召集权人的瑕疵。

5. 公司章程可以在法定的召集权人之后,再设置股东会的召集权人。例如:由代表一定比例的股东在代表1/10以上表决权的股东不召集和主持股东会的情况下来召集和主持股东会。

⊙股东会会议召集的期限

· 公司章程可明确各个召集主体履行召集职责的期限,以保证股东会召集事项得以顺利进行。

例如,明确董事会召集股东会会议的具体时间;明确董事会不履行或不能履行职能,监事会怠于行使召集权的具体标准和期限等。

⊙股东会会议召集的通知

通知形式

· 我国《公司法》对通知的形式未作出相关规定,可以根据实际需要在章程中约定。

· 关于通知生效时间,公司可采用“通知发出生效主义”、“通知到达生效主义”等不同通知生效模式。

通知发出期限

· 根据《公司法》,股份有限公司定期股东会应于20日前通知,临时股东会应于15日前通知,对无记名股东,应于会前30日公告。

· 有限公司召集通知期限为15日,并可通过章程规定或全体股东另行约定对法律规定的通知期限予以变更。如:根据股东之间的约定,结合每个股东的实际情况,作出股东会会议召集通知发出的期限规定;根据股东会会议拟议事项的轻重缓急和重要程度予以区别对待,分别作出不同的股东会会议召集发出的期限规定。

通知对象

· 在章程中明确通知至会议召开期间发生股东表决权变化时,股东资格及表决权的确认方式。也可在章程中就此期间的股权转让设置限制性的规定。

通知内容

· 公司章程可对通知内容与会议内容、表决内容的一致性作出明确具体的规定,对议案的修正、临时议案的提出和表决作出详细的规定。

⊙召集权冲突救济

· 章程可规定因董事会怠于行使召集权,有权股东可就同一事项另行启动股东会会议召集程序,主持会议并作出决议,董事会此后的召集无效。

· 若有权股东分别行使召集权,章程可规定,有权股东应进行协商,选择召开一次临时股东会会议;若各有权股东召集程序皆完备,决议内容不违反法律法规,则确认在先召开的股东会作出的决议有效,其后召开的无效。

章程条款示例

以设监事会的有限公司为例,有关召集权人行使召集权的具体规范,可以在章程中作如下规定:

“董事会应当按照章程的规定按期召开定期会议;代表1/10以上表决权的股东,1/3以上的董事,监事会提议董事会召开临时股东会会议的,董事会应当自收到前述书面提议的5日内发出召集通知并在15日内召开临时股东会会议。董事会在收到前述书面提议的5日内没有发出召集通知的,监事会可以在期限届满后3日内发出召集通知并主持股东会会议,监事会怠于行使前述职责的,代表1/10以上表决权的股东可以自行召集和主持。”

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